Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)
Gemäß Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Inanspruchnahme der Druck- und Briefversand-Dienstleistungen von BriefDirekt.
Wichtiger Hinweis für unsere Kunden
Wenn Sie Briefe oder PDF-Dateien über unseren Service versenden, verarbeiten wir die darin enthaltenen personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen Ihrer Weisung und zur Vertragserfüllung (Druck, Kuvertierung und Übergabe an den Postdienstleister). Die Daten werden stets 256-Bit SSL-verschlüsselt übertragen und spätestens nach 24 Stunden vollständig von unseren Servern gelöscht.
§ 1 Gegenstand & Anwendungsbereich
(1) Diese Vereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden durch BriefDirekt.
(2) Sofern der Kunde im Rahmen des Dienstes Dokumente (insb. PDF-Dateien oder Texteingaben) hochlädt oder übermittelt, die personenbezogene Daten (z. B. Namen, Anschriften von Empfängern oder Absendern, Briefinhalte) enthalten, agiert BriefDirekt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.
§ 2 Vertragsschluss, Weisungsgebundenheit & Zweck
(1) Die Parteien schließen hiermit einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ab. Mit dem Absenden der Bestellung bzw. des Auftrags und der Bestätigung im Checkout akzeptiert der Kunde die Bestimmungen dieses AVV vollinhaltlich.
(2) BriefDirekt verarbeitet die vom Kunden übermittelten Daten ausschließlich nach dokumentierten Weisungen des Kunden und zu dem Zweck, den Briefdruck, die Kuvertierung und die anschließende Übergabe an den lizenzierten Postdienstleister (z. B. Deutsche Post AG) durchzuführen.
(3) Eine anderweitige Nutzung, Weitergabe oder Veräußerung der Briefinhalte und Adressdaten ist ausgeschlossen.
§ 3 Technische & Organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO
(1) BriefDirekt ergreift alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für die verarbeiteten Daten zu gewährleisten.
- Ende-zu-Ende Transportverschlüsselung via moderner 256-Bit SSL/TLS-Zertifikate.
- Zutritts- und Zugriffskontrollen sowie strikte Rechtevergabe für Druck- und Serverumgebungen.
- Vollautomatisierte Druck- und Kuvertierprozesse zur Minimierung manueller Einsichtnahmen.
- Sichere Serverstandorte innerhalb der Europäischen Union (Deutschland).
§ 4 Speicherdauer & Automatisierte Löschung nach spätestens 24 Stunden
(1) Die Speicherung der vom Kunden hochgeladenen Dokumente dient ausschließlich der technischen Abwicklung des Drucks und der Versandvorbereitung.
(2) Automatisierte Löschung: Nach vollständiger Erbringung des Druck- und Versandauftrags werden die vom Kunden übermittelten digitalen Dokumente (PDFs und Briefinhalte) innerhalb von spätestens 24 Stunden automatisiert und unwiderruflich von den Servern gelöscht, es sei denn, es bestehen zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten für buchhalterische Abrechnungsnachweise.
(3) Eine dauerhafte Speicherung der Briefinhalte findet zu keinem Zeitpunkt statt.
§ 5 Postdienstleister & Unterauftragsverarbeiter
(1) Der Kunde genehmigt die Übergabe des kuvertierten Briefs an den zuständigen Postzusteller (Deutsche Post AG bzw. deren Partner) zur finalen Beförderung und Zustellung. Postdienstleister agieren gemäß Postgesetz (PostG) als eigenständige Verantwortliche unter Wahrung des Postgeheimnisses (§ 39 PostG).
(2) Hosting- und Zahlungsinfrastrukturdienstleister (z. B. Rechenzentren in der EU, Stripe, PayPal) sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO zur Einhaltung höchster Sicherheitsstandards verpflichtet.
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