Kündigung per E-Mail wirksam? Schriftform und Textform einfach erklärt

Die kurze Antwort

Ob eine Kündigung per E-Mail wirksam ist, hängt davon ab, welche Form für den jeweiligen Vertrag gilt. Bei Arbeitsverträgen und Wohnraummietverträgen reicht eine E-Mail nicht. Bei vielen Verbraucherverträgen wie Handy, Streaming oder Fitnessstudio dagegen genügt die Textform – also auch eine E-Mail. Für den Nachweis ist ein Brief trotzdem oft die bessere Wahl.

Schriftform nach § 126 BGB

Die gesetzliche Schriftform verlangt ein Dokument, das vom Aussteller eigenhändig unterschrieben ist. Gemeint ist die Originalunterschrift mit Stift auf Papier. Eine eingescannte, kopierte oder gedruckte Unterschrift erfüllt die Schriftform nach herrschender Rechtsprechung nicht.

Schriftform ist zum Beispiel vorgeschrieben bei:

• Kündigung des Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) – hier ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen,
• Kündigung eines Wohnraummietvertrags (§ 568 BGB).

Für diese Kündigungen sollten Sie das Schreiben ausdrucken, eigenhändig unterschreiben und selbst – am besten per Einschreiben – verschicken. Ein Online-Briefdienst, der Ihr Dokument ausdruckt, kann eine Originalunterschrift nicht ersetzen.

Textform nach § 126b BGB

Die Textform ist deutlich lockerer. Es genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Dazu zählen E-Mail, Fax, ein Brief ohne Unterschrift oder ein ausgedrucktes Schreiben.

Seit Oktober 2016 dürfen Unternehmen in ihren AGB gegenüber Verbrauchern für Kündigungen keine strengere Form als die Textform verlangen (§ 309 Nr. 13 BGB). Das betrifft zum Beispiel:

• Handy- und Internetverträge,
• Fitnessstudio-Mitgliedschaften,
• Zeitschriften- und Streaming-Abos,
• Strom- und Gasverträge.

Formfrei: Mahnung, Mängelanzeige, Widerruf

Manche Erklärungen sind an gar keine Form gebunden, etwa eine Mahnung, eine Mängelanzeige an den Vermieter oder der Widerruf eines Online-Kaufs. Hier zählt vor allem, dass Sie den Zugang später beweisen können.

Warum trotzdem ein Brief?

Auch wenn eine E-Mail rechtlich genügt, ist sie im Streitfall schwer zu beweisen. Eine Lesebestätigung ist freiwillig, Spamfilter schlucken Nachrichten, und der Empfänger kann behaupten, nie etwas erhalten zu haben. Ein Brief per Einschreiben Einwurf schafft einen dokumentierten Zugang.

Für alle Kündigungen und Schreiben, bei denen die Textform genügt oder keine Form vorgeschrieben ist, können Sie BriefDirekt nutzen: Vorlage aus unseren Musterbriefen wählen, anpassen und als echten Brief versenden – ohne Drucker, Umschlag und Briefmarke.

Schritt für Schritt: Die richtige Form finden

1. Vertragsart bestimmen: Arbeitsvertrag, Mietvertrag, Verbrauchervertrag oder etwas anderes?
2. Gesetz prüfen: Schreibt ein Gesetz die Schriftform vor, etwa § 623 oder § 568 BGB?
3. Vertrag prüfen: Was steht in den Vertragsbedingungen zur Form der Kündigung? Bei Verbraucherverträgen darf nicht mehr als Textform verlangt werden.
4. Versandweg wählen: Bei Schriftform: unterschriebenes Original, selbst versendet. Bei Textform: E-Mail, Kündigungsbutton oder Brief.
5. Nachweis sichern: Unabhängig von der Form den Zugang dokumentieren.

Checkliste: Welche Form gilt?

• Arbeitsvertrag (Kündigung, Aufhebungsvertrag): Schriftform
• Wohnungsmietvertrag: Schriftform
• Handy, Internet, Strom, Gas: Textform genügt
• Fitnessstudio, Zeitschrift, Streaming: Textform genügt
• Mahnung, Mängelanzeige, Widerruf: keine Form vorgeschrieben

Häufige Fehler

Der folgenreichste Fehler ist die Kündigung eines Arbeitsvertrags oder einer Wohnung per E-Mail, WhatsApp oder Fax. Eine solche Kündigung ist unwirksam – das Arbeits- oder Mietverhältnis läuft dann einfach weiter. Ähnlich riskant ist eine PDF-Datei mit eingefügter Unterschrift, die per E-Mail verschickt wird.

Umgekehrt machen sich viele bei einfachen Verträgen zu viel Arbeit und warten mit der Kündigung, bis sie einen Drucker finden – und verpassen dabei die Frist. Bei Textform-Verträgen ist eine schnelle, gut dokumentierte Kündigung wichtiger als die Unterschrift.

Elektronische Form: Die digitale Alternative zur Unterschrift

Das Gesetz kennt neben der Schriftform auch die elektronische Form nach § 126a BGB. Dafür muss ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Sie kann die Schriftform grundsätzlich ersetzen, wenn das Gesetz das nicht ausschließt.

Beim Arbeitsvertrag ist die elektronische Form nach § 623 BGB ausdrücklich ausgeschlossen. Eine qualifizierte Signatur nutzen im Alltag zudem nur wenige Privatpersonen. Für die meisten Menschen bleibt der unterschriebene Papierbrief daher der sichere Weg, wenn Schriftform verlangt ist.

Unterschrift richtig setzen

Wo Schriftform gilt, unterschreiben Sie mit Ihrem Namen unter dem Text, nicht daneben oder darüber. Eine Paraphe oder ein Kürzel kann Probleme bereiten. Bei mehreren Vertragspartnern, etwa mehreren Mietern, sollten alle unterschreiben.

Häufige Fragen

Ist eine Kündigung per WhatsApp wirksam?

Bei Verträgen mit Schriftform nicht. Bei Textform kann eine Nachricht grundsätzlich genügen, der Nachweis ist aber schwierig. Nutzen Sie besser einen Brief oder den Kündigungsweg des Anbieters.

Reicht eine eingescannte Unterschrift im PDF?

Für die gesetzliche Schriftform nicht. Für Textform-Kündigungen ist überhaupt keine Unterschrift erforderlich.

Kann ich meinen Mietvertrag per E-Mail kündigen?

Als Mieter einer Wohnung nein. Die Kündigung bedarf nach § 568 BGB der Schriftform, also eines eigenhändig unterschriebenen Schreibens.

Was ist der Kündigungsbutton?

Wer einen Vertrag über eine Website abschließt, muss ihn dort seit Juli 2022 auch über eine gut sichtbare Schaltfläche kündigen können (§ 312k BGB).

Gilt die Schriftform auch für einen Aufhebungsvertrag?

Ja. Nach § 623 BGB bedarf auch die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Auflösungsvertrag der Schriftform.

Darf der Arbeitgeber per E-Mail kündigen?

Nein. Die Schriftform des § 623 BGB gilt für beide Seiten. Eine Kündigung des Arbeitgebers per E-Mail ist ebenfalls unwirksam.

Ist ein Fax schriftformwahrend?

Nein. Beim Fax erhält der Empfänger nur eine Kopie der Unterschrift. Für die gesetzliche Schriftform reicht das nicht.

Gilt die Textform auch für die Kündigung eines Stromvertrags?

Ja. Für Kündigungen von Energielieferverträgen dürfen Versorger gegenüber Verbrauchern keine strengere Form als die Textform verlangen. Eine Kündigung per E-Mail oder Brief ohne Unterschrift genügt also. Für den Nachweis empfiehlt sich trotzdem ein Brief mit Zustellnachweis.

Was passiert, wenn meine Kündigung formunwirksam war?

Der Vertrag läuft dann weiter. Sie müssen die Kündigung in der richtigen Form wiederholen, und die Frist berechnet sich ab dem Zugang der neuen, wirksamen Kündigung.