Behörden & Finanzen

Mahnung schreiben (Zahlungserinnerung)

Muster für eine Mahnung bei offener Rechnung oder ausstehender Rückzahlung – mit klarer Zahlungsfrist und Hinweis auf weitere Schritte.

Rechtlicher Hinweis & Gesetzliche Grundlage

Durch eine Mahnung nach Fälligkeit gerät der Schuldner in Verzug. Ab Verzug können Verzugszinsen verlangt werden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung 9 Prozentpunkte. Eine bestimmte Anzahl an Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor.

Gesetzestext ansehen: § 286 BGB (Verzug des Schuldners) & § 288 BGB (Verzugszinsen)

Standard-Betreffzeile

Mahnung – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] €

DIN 5008 Format

Vollständiger Mustertext

Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name des Schuldners], trotz Fälligkeit ist der Betrag aus meiner Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] in Höhe von [Betrag] € bis heute nicht bei mir eingegangen. Ich fordere Sie hiermit auf, den offenen Betrag bis spätestens [Datum, z. B. 14 Tage ab heute] auf folgendes Konto zu überweisen: Kontoinhaber: [Name] IBAN: [IBAN] Verwendungszweck: [Rechnungsnummer] Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht eingehen, werde ich ohne weitere Ankündigung gerichtliche Schritte einleiten, etwa einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Die dadurch entstehenden Kosten sowie Verzugszinsen gehen zu Ihren Lasten. Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Vorname und Nachname]

Vorlage im Brief-Editor öffnen & versenden

So versenden Sie dieses Schreiben in 3 Minuten online:

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Wann ist eine Mahnung nötig?

Ist eine Zahlung fällig und bleibt aus, gerät der Schuldner nach § 286 BGB grundsätzlich erst durch eine Mahnung in Verzug. Ausnahmen gibt es, wenn für die Zahlung ein Termin nach dem Kalender bestimmt war („zahlbar bis 15.03.“) – dann tritt Verzug auch ohne Mahnung ein.

Außerdem kommt ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das aber nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen wurde.

Erste Mahnung, zweite Mahnung, dritte Mahnung?

Dass drei Mahnungen nötig sind, ist ein weit verbreiteter Irrtum. Schon eine einzige, eindeutige Mahnung genügt, um den Verzug auszulösen. Viele Unternehmen versenden aus Kulanz zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung – rechtlich notwendig ist das nicht.

Wichtig ist, dass die Mahnung klar formuliert ist: Welcher Betrag, aus welcher Rechnung, bis wann zu zahlen ist. Setzen Sie eine konkrete Frist mit Datum statt „umgehend“.

Verzugszinsen und Pauschale

Ab Verzugsbeginn können Sie nach § 288 BGB Verzugszinsen verlangen. Gegenüber Verbrauchern betragen sie 5 Prozentpunkte über dem jeweils aktuellen Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank, bei Geschäften zwischen Unternehmen 9 Prozentpunkte. Ist der Schuldner kein Verbraucher, kommt zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro hinzu.

Mahnung beweisbar zustellen

Im Streitfall müssen Sie beweisen, dass die Mahnung angekommen ist. Eine E-Mail lässt sich leicht abstreiten. Ein Brief per Einschreiben Einwurf schafft einen dokumentierten Zustellnachweis. Mit BriefDirekt verschicken Sie die Mahnung direkt aus dem Browser – ohne Drucker, Umschlag und Briefmarke.

Bleibt auch nach Fristablauf eine Zahlung aus, ist der nächste Schritt meist das gerichtliche Mahnverfahren. Den Antrag auf einen Mahnbescheid können Sie online über das zentrale Portal der Mahngerichte stellen.

Schritt für Schritt zur wirksamen Mahnung

Prüfen Sie zunächst, ob die Forderung überhaupt fällig ist. Steht auf der Rechnung ein Zahlungsziel, beginnt die Mahnung sinnvollerweise erst danach. Suchen Sie dann Rechnungsnummer, Datum und Betrag heraus und tragen Sie sie in die Vorlage ein.

Setzen Sie eine konkrete Zahlungsfrist mit Datum und nennen Sie Ihre vollständige Bankverbindung. Verschicken Sie die Mahnung so, dass Sie den Zugang belegen können, und notieren Sie sich das Fristende. Bleibt die Zahlung aus, entscheiden Sie, ob Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, einen Anwalt beauftragen oder ein Inkassounternehmen einschalten.

Checkliste für Ihre Mahnung

Ist die Rechnungsnummer genannt? Stimmt der offene Betrag, auch nach eventuellen Teilzahlungen? Ist ein konkretes Datum als Zahlungsfrist angegeben? Sind IBAN und Kontoinhaber vollständig? Ist der Schuldner korrekt mit Name und aktueller Anschrift bezeichnet? Haben Sie eine Kopie der ursprünglichen Rechnung zur Hand, falls der Schuldner sie anfordert?

Häufige Fehler beim Mahnen

Ein verbreiteter Fehler ist eine zu vage Formulierung wie „Bitte zahlen Sie bald“. Ohne klare Zahlungsaufforderung ist nicht eindeutig, ob überhaupt gemahnt wurde. Ebenso problematisch sind Drohungen, die man nicht ernst meint, oder überhöhte Pauschalgebühren.

Achten Sie auch auf die Verjährung: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine einfache Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Dafür ist zum Beispiel ein gerichtlicher Mahnbescheid nötig.

Mahnung an Privatpersonen und Unternehmen

Ob Sie einem Unternehmen oder einer Privatperson schreiben, macht für die Mahnung selbst kaum einen Unterschied. Unterschiede gibt es bei den Folgen: Die Höhe der Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale hängen davon ab, ob ein Verbraucher beteiligt ist. Bei Forderungen unter Freunden oder in der Familie empfiehlt sich ein besonders sachlicher Ton – das Muster ist bewusst neutral formuliert.

Wenn Sie selbstständig sind, sollten Rechnungen bereits einen Hinweis auf den Verzugseintritt nach 30 Tagen enthalten. Dann gerät auch ein Verbraucher automatisch in Verzug, ohne dass es auf den Zugang der Mahnung ankommt.

Häufige Fragen

Wie lange sollte die Zahlungsfrist in der Mahnung sein?

Gesetzlich ist keine bestimmte Frist vorgeschrieben. Üblich und angemessen sind 7 bis 14 Tage. Nennen Sie ein konkretes Datum.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Sie dürfen den tatsächlichen Schaden ersetzt verlangen, etwa Porto. Pauschale Fantasiegebühren sind gegenüber Verbrauchern problematisch. Verzugszinsen sind dagegen gesetzlich geregelt.

Muss die Mahnung unterschrieben sein?

Nein. Eine Mahnung ist an keine Form gebunden. Für den Nachweis empfiehlt sich trotzdem ein Brief mit Zustellnachweis.

Kann ich auch Privatpersonen mahnen?

Ja. Das Muster eignet sich auch für private Forderungen, etwa ein nicht zurückgezahltes Darlehen unter Bekannten oder eine offene Kaution.

Muss ich vor dem Mahnbescheid mahnen?

Gesetzlich ist eine vorherige Mahnung für den Antrag auf Mahnbescheid nicht zwingend vorgeschrieben. Sie ist aber sinnvoll, weil sie den Verzug auslöst und dem Schuldner eine letzte Chance gibt.

Kann ich die Mahnung auch per E-Mail schicken?

Ja, eine Mahnung ist formfrei. Im Streitfall müssen Sie aber den Zugang beweisen, was mit einem Brief per Einschreiben deutlich einfacher ist.

Kann ich mehrere offene Rechnungen in einer Mahnung zusammenfassen?

Ja. Listen Sie jede Rechnung mit Nummer, Datum und Betrag einzeln auf und nennen Sie die Gesamtsumme. So bleibt nachvollziehbar, welche Forderungen offen sind.